Präambel
Geschäftsstelle, Internet, Bankverbindung.
fgs an der Universität zu Köln, Albertus–Magnus–Platz, 50923 Köln
www.fgs-uni-koeln.de
e-Mail fgs.uni.koeln@gmail.com
IBAN DE77 3705 0198 0014 7620 41
Datenschutzordnung
Der Verein zur Förderung des Gasthörer- und Seniorenstudiums an der Uni- versität zu Köln e.V. (fgs) verarbeitet automatisiert und nicht automatisiert personenbezogene Daten, z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Or- ganisation von Veranstaltungen, oder der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesda- tenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern sowohl au- tomatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten anlassbezogen an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses erhebt und verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Mitgliedsnummer, ggf. auch die Funktion im Verein.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden perso- nenbezogene Daten anlassbezogen im Schaukasten des fgs, im elektronischen Newsletter des Vereins und im Rahmen des Internetauftritts des Vereins veröffentlicht sowie an die Koordinierungsstelle Wissenschaft und Öffentlichkeit, Arbeitsbereich Gasthörer- und Seniorenstudium der Universität zu Köln weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Dies sind u.a. Referenten in Arbeitskreisen, Projektgruppen, 2MM Vorträgen sowie dem fgs-Literaturkreis.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die auf Versammlungen und Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich nach einer Einwilligung der abgebildeten Personen sofern diese identifizierbar sind.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vor- stands, des Beirats sowie der Rechnungsprüfer mit Vorname und Nachname und beim Vorstand mit Bild, Funktion und E-Mail-Adresse veröffentlicht. Zusätzlich die Telefonnummer beim Vorsitzenden des Vorstandes.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Vorsitzenden zu- geordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vor- standsmitgliedern insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufga- benstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezo- genen Daten wird das Gebot der Datensparsamkeit beachtet.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Erstellung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit bzw. zur Anmeldung eintragen, gilt nicht als Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen, E-Mailadresse (sofern bekannt) und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine schriftliche Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E- Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Vorstände, Beauftragte, Rechnungsprüfer sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Besonderer Vertreter nach § 30 BGB; studentische Hilfskräfte), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verar- beitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält einen Internetauftritt (www.fgs-uni-koeln.de). Die Ein- richtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Zweiten Vor- sitzenden des fgs.
2. Der Zweite Vorsitzende ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sowie Erstellung und Aktualisierung der Datenschutzerklärung im Zu- sammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Vorstände, Beauftragte, Rechnungsprüfer, sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse personenbezogene Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Erhebung, Nutzung oder Weitergabe von personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde auf der Grundlage von § 15 der Satzung des fgs am 10. November 2020 durch den Vorstand des fgs beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.